PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES POR ÁREAS
En la Notaría Veintiocho (28) del Círculo de Bogotá D.C., la toma de decisiones administrativas y sustanciales en cada dependencia se rige por el principio de legalidad, la normatividad notarial vigente, las directrices de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) y el criterio jurídico del Notario(a).
1. Toma de Decisiones en el Área Uno (1) – Registro Civil, Autenticaciones y Copias
- Verificación de requisitos: El funcionario receptores analiza la validez formal del documento y confirma la identidad del usuario mediante autenticación biométrica.
- Criterio de autorización: Si el documento cumple los requisitos legales y la coincidencia biométrica es exitosa, se procede a la firma y entrega inmediata.
- Criterio de abstención o rechazo: Se decide suspender el trámite cuando existan tachaduras, enmendaduras, dudas razonables sobre la identidad del otorgante, o cuando la declaración extraproceso o documento sea contrario a la ley.
2. Toma de Decisiones en el Área Dos (2) – Escrituración Pública
- Control de legalidad y estudio de títulos: El abogado revisor evalúa la minuta presentadas, la vigencia de los certificados de libertad y tradición, comprobantes fiscales (impuesto predial, valorización distrital) y paz y salvos obligatorios.
- Validación de la minuta: Se aprueba la proyección de la escritura si el acto jurídico cumple con todos los requisitos de fondo y forma. En caso contrario, se notifica al usuario o apoderado para subsanar los hallazgos.
- Verificación SIPLAFT / UIAF: Se analiza el perfil de las partes y se consultan listas de riesgo. Si se detecta una operación sospechosa o inusual, el área toma la decisión de pausar el trámite para remitir el informe al Oficial de Cumplimiento y al Despacho del Notario(a).
- Decisión de otorgamiento y firma: Verificada la toma de firmas y biometría de los otorgantes, el expediente se remite al Notario(a) para la decisión final de autorización y suscripción del instrumento público.
3. Toma de Decisiones en el Área Tres (3) – Asuntos Jurídicos y Procesos Especiales
- Radicación y asignación: La sección administrativa evalúa la naturaleza de la solicitud (matrimonio, conciliación, acuerdo de apoyos, testamento, derecho de petición o tutela) y toma la decisión de repartirla al abogado especialista encargado.
- Admisibilidad del trámite: El equipo jurídico revisa los anexos sustanciales y decide la admisión de la solicitud, procediendo a la fijación de edictos, programación de audiencias o citación a entrevistas.
- Atención a tutelas y peticiones: Se proyecta la postura jurídica de la Notaría garantizando el debido proceso y la respuesta dentro de los términos legales establecidos, sometiéndola a la aprobación del Despacho.
- Resolución y decisión final: La celebración de conciliaciones, aprobación de actas, formalización de testamentos y suscripción de matrimonios quedan sujetas a la validación directa y decisión final del Notario(a), tras constatar la capacidad legal y la libre voluntad de las partes.