NOTARÍA VEINTIOCHO (28) DEL CÍRCULO DE BOGOTÁ D.C.
En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y las directrices expedidas por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) y el Archivo General de la Nación, la Notaría Veintiocho (28) de Bogotá D.C. adopta y pone a disposición los siguientes instrumentos de gestión de la información pública:
1. Registro de Activos de Información
Inventario detallado de los fondos documentales, bases de datos y registros de información que produce, recibe, custodia y administra la Notaría en el desarrollo de sus funciones notariales y administrativas.
2. Esquema de Publicación de Información
Estructura organizativa que define la oferta de información disponible para la ciudadanía, indicando la ubicación de las publicaciones físicas y digitales, las frecuencias de actualización y los formatos de acceso a trámites, tarifas, edictos, normatividad y servicios.
3. Programa de Gestión Documental (PGD)
Plan institucional que establece los lineamientos técnicos, operativos y estratégicos para la producción, recepción, distribución, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos notariales y administrativos, garantizando la preservación del protocolo notarial.
4. Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadro de Clasificación (CCD)
Instrumentos archivísticos que tipifican las series y subseries documentales de la Notaría, determinando sus tiempos de permanencia en cada fase del archivo (archivo de gestión y archivo central) y su disposición final conforme a la normativa sobre conservación de tomos de escrituras y registro civil.
5. Índice de Información Clasificada y Reservada
Listado formal que identifica aquellos documentos e información que, por expresa disposición legal o constitucional (como datos personales sensibles, escrituras en trámite reservado, testamentos cerrados antes del fallecimiento o reserva biometria), están exceptuados del acceso público general.
6. Costos de Reproducción de la Información
Esquema tarifario oficial (regulado anualmente por las resoluciones de la Superintendencia de Notariado y Registro) que determina los costos asociados a la expedición de copias simples, copias auténticas, certificados de registro civil y autenticaciones requeridas por los usuarios.